Tietosuojaseloste
LOFT GYM
Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
Verkkosivustomme osoite on: www.loftgym.fi
Active Gym Oy (3098392-5)
Karantie 2, 02630 Espoo
Yhteyshenkilö: Janos Uotila puhelin 0400392400
Keräämme, säilytämme ja käytämme asiakkaittamme koskevia tietoja tuottaaksemme asiakkaillemme
mahdollisimman hyviä palveluja ja täyttääksemme mahdolliset sopimusvelvollisuutemme.
Peruste tietojen käsittelylle on joko asiakassuhteeseen perustuva asiakassopimus tai oikeutettu etu.
Yritysten ja muiden organisaatioiden edustajien tietoja voidaan käyttää markkinointiin tavoilla, jotka on
yleisesti katsottu rekisterinpitäjien oikeutetuksi eduksi. Yksityishenkilöiden tietoja voidaan käyttää
markkinointiin, mikäli asiakas on antanut siihen suostumuksen. Rekisteröidyllä on kaikissa tapauksissa
oikeus kieltää tietojensa käytön sähköiseen suoramarkkinointiin.
Ellei laista muuta johdu, emme luovuta henkilötietojasi ilman suostumustasi kolmansille osapuolille
muussa kuin alla kuvatuissa tarkoituksissa.
Henkilötiedon käsittelijät
Active Gym oy käyttää seuraavia alihankkijoita henkilötietojensa käsittelijöinä:
Cubemanager Oy, Telia Oyj, Sergel
Rekisterin tietosisältö ja oikeusperuste
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: jäsennumero, nimi, henkilötunnus, alle 18- vuotiaan huoltajan
nimi ja allekirjoitus, asema, yritys/organisaatio, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite),
www-sivustojen osoitteet, verkkoyhteyden IP-osoite, tunnukset/profiilit sosiaalisen median palveluissa,
tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista, laskutustiedot, muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin
palveluihin liittyvät tiedot.
Henkilötietoja käsitellään asiakassuhteen tai tehdyn sopimuksen täytäntöönpanoon tarvittavan ajan.
Perustellusta syystä henkilötietoja voidaan säilyttää tätä pidempään arkistointitarkoituksessa
(esimerkiksi sopimukset ja laskutus).
Verkkosivuston vierailijoiden IP-osoitteita ja evästeitä käsitellään oikeutetun edun perusteella mm.
tietoturvasta huolehtimiseksi ja sivuston vierailijoiden tilastotietojen keruuta varten niissä tapauksissa,
kun niiden voidaan katsoa olevan henkilötietoja. Evästeiden käytöstä kerrotaan tarkemmin erikseen
kohdassa evästeet.
Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteri syntyy asiakkailta saaduista tiedoista. Tietoja saadaan Loft Gymin ylläpitämien verkkosivujen (mm. loftgym.fi) kautta, www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksissa, asiakastapaamisissa ja muissa tilanteissa, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.
Yritysten ja muiden organisaatioiden edustajien tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten
verkkosivuilta. Tietoja voidaan saada myös hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä.
Lisäksi kun käyttäjät jättävät kommentteja sivustolle, keräämme kommenttilomakkeessa olevat tiedot,
sekä käyttäjän IP-osoitteen ja selaimen versiotiedot roskaviestien tunnistamisen helpottamiseksi.
Kun vierailijat jättävät kommentin tälle sivustolle keräämme tiedon, joka on näkyvissä
kommentointikentissä, IP-osoitteen sekä selaimen versioon liittyvät tiedot. Sähköpostiosoitteesta luotu
anonymisoitu hajautustieto (hash) voidaan lähettää Gravatar-palveluun, jotta tiedetään, onko
kommentoija palvelun käyttäjä. Gravatar-palvelun tietosuojaseloste löytyy osoitteesta https://automattic.com/privacy/.
Mikäli lataat kuvia sivustoille, sinun tulee välttää sellaisten kuvien lataamista, joissa on tallennettu
paikkatieto (EXIF GPS). Sivuston vierailijat voivat ladata ja katsoa paikkatietoa kuvista, joita sivustolla on.
Mikäli sinulla on tili ja kirjaudut sivustolle, asetamme väliaikaisen evästeen, joka päättelee tukeeko
selaimesi evästeitä vai ei. Tämä eväste ei sisällä henkilötietoa.
Tietojen luovutukset ja vastaanottajat
Tietoja voidaan luovuttaa mahdollisille alihankijoille tai sopimuskumppaneille. Tietoja ei luovuteta muille ulkopuolisille ilman asiakkaan erillistä lupaa, ellei laki muuta edellytä.
Henkilötietojen käsittelyyn liittyen tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän toimesta myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tahoille (esim. pilvipalvelut), jotka ovat sitoutuneet noudattamaan yleisen tietosuoja-asetuksen vaatimuksia tavoilla, joilla varmistetaan riittävä tietosuoja henkilötietojen käsittelylle.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Loft Gym huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien ylläpitotunnuksia ja muita palvelun turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
Asiakasrekisteri on tallennettu AWS pilvipalveluun, joka sijaitsee ISO 27001-sertifioidussa datakeskuksessa. Rekisterin tietoihin on pääsy vain nimetyillä henkilöillä.
Asiakasrekisterin käyttö työnantajan ohjelmistossa edellyttää aina salasanoin tapahtuvaa tunnistautumista. Tietoliikenne on suojattu asianmukaisin teknisin järjestelmin (palomuurit, salausprotokollat jne.).
Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista tai poistamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä sekä henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten oikeus kieltää henkilötietojen käytön sähköiseen suoramarkkinointiin sekä oikeus henkilötietojen käytön rajoittamiseen yleisessä tietosuoja-asetuksessa määritellyissä erityistilanteissa.
Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua tai poistamista, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Kirjapito aineistosta asiakastietoja ei poisteta, koska kirjanpitolaki edellyttää tietojen säilyttämistä.
Aineisto säilytetään kirjanpitolain luku 2 § 10 mukaan. ”Jollei muualla laissa ole säädetty pitempää määräaikaa säilyttämiselle, tilikauden tositteet, liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto sekä muu kuin 1 momentissa mainittu kirjanpitoaineisto on säilytettävä vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt siten, että 6, 7 ja 9 §:n vaatimukset täyttyvät.”
Tarkistus- ja oikaisupyynnöt tehdään rekisterinpitäjälle. Yhteystiedot ovat yllä kohdassa ”Rekisterinpitäjä”.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Rekisteröidyllä ei ole oikeutta vaatia tietojen siirtämistä järjestelmästä toiseen, koska tietoja ei ole saatu
rekisteröidyltä jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaisille
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvonta viranomaisille, jos hän katsoo, että hänen oikeuksiaan
on loukattu. Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot ja tarvittavat lomakkeet löytyvät
osoitteesta www.tietosuoja.fi
